إعلان وظيفة مساعد إداري - الهيئة الطبية الدولية
نبذة عن الهيئة الطبية الدولية
الهيئة الطبية الدولية هي منظمة عالمية إنسانية غير ربحية مكرسة لإنقاذ الأرواح وتخفيف المعاناة من خلال التدريب على الرعاية الصحية وبرامج الإغاثة والتنمية.
تأسست الهيئة الطبية الدولية عام 1984 على يد أطباء وممرضات متطوعين، وهي منظمة خاصة تطوعية وغير سياسية وغير طائفية. وتتمثل مهمتها في تحسين نوعية الحياة من خلال التدخلات الصحية والأنشطة ذات الصلة التي تبني القدرات المحلية في المجتمعات المحرومة في جميع أنحاء العالم. ومن خلال توفير التدريب والرعاية الصحية للسكان المحليين والمساعدة الطبية للأشخاص الأكثر عرضة للخطر، ومع المرونة اللازمة للاستجابة السريعة لحالات الطوارئ، تعمل الهيئة الطبية الدولية على إعادة تأهيل أنظمة الرعاية الصحية المدمرة وتساعد على إعادتها إلى الاعتماد على الذات.
وصل مدونة وظائف فلسطين إعلان توظيف صادر عن الهيئة الطبية الدولية تعلن فيه عن وظيفة مساعد إداري للموارد البشرية من ذوي الخبرة في جنوب غزة.
ملخص الوظيفة
- يدعم مساعد الموارد البشرية والإدارة القطرية العمليات اليومية للموارد البشرية والإدارة في جميع جوانبها، بما في ذلك التوظيف، والتأهيل، والعقود، وتغيير الوضع الوظيفي، وتسجيل الدوام والإجازات، ومدخلات الرواتب، ولوجستيات دورة الأداء، وتنسيق التدريب، والسجلات/الأرشفة، والإدارة الأساسية للمكاتب وبيوت الضيافة.
- يركز هذا الدور على دقة التوثيق، والمتابعة في الوقت المناسب، والتنسيق مع الفرق الداخلية، تحت إشراف كبير مسؤولي الموارد البشرية والإدارة القطرية.
- لأداء هذه الوظيفة بنجاح، يجب أن يكون الشخص قادرًا على أداء جميع المهام الأساسية، مع توفير تسهيلات معقولة أو بدونها.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- المساعدة في التواصل مع المرشحين، وتحديد مواعيدهم، وترتيب المقابلات، والتحقق من المراجع.
- دعم لوجستيات التعيين/التوجيه؛ وجمع الوثائق الإلزامية؛ والتأكد من اكتمال الملفات باستخدام قائمة التحقق من الملفات.
- إدارة استلام وتوجيه مستندات طلبات التوظيف الميدانية.
- المساعدة في إعداد العقود وتعديلاتها؛ وبدء إجراءات تغيير الحالة (COS) وتوجيه الموافقات.
- الدعم في إدراج حالات الفصل في سجلات التتبع وحفظ مستندات الفصل.
- المساعدة في إعداد كشوف الحضور، وجمع جداول دوام الموظفين، ومتابعة النواقص.
- جمع مدخلات الرواتب الشهرية (الموظفون الجدد، وجداول دوام الموظفين، والإجازات) والوثائق الداعمة؛ ومتابعة النواقص.
- تنسيق الجدول الزمني لتقييم الأداء السنوي (التذكيرات، والتتبع، والحفظ).
- صيانة سجلات تتبع التدريب (مثل: التدريب الإلزامي لجميع الموظفين (MAST)، ودليل جداول الدوام)؛ ودعم لوجستيات التدريب وقوائم المشاركين. إصدار بطاقات هوية الموظفين وتتبعها
- صياغة الخطابات الرسمية الروتينية للموارد البشرية (العمل، البنك، الخبرة) للمراجعة والتوقيع.
- المساعدة في تحديث قوائم جهات اتصال الموظفين، وقوائم الموظفين النشطين، والجداول الشهرية؛ والحفاظ على دقة قواعد بيانات الموارد البشرية.
- ضمان دقة الأرشفة المادية والرقمية لملفات الموظفين بما يتماشى مع قائمة تدقيق ملفات موظفي IMC.
- المساعدة في توثيق توظيف المتطوعين وتنسيق المدفوعات مع قسم المالية.
- المساعدة في الإدارة اليومية للمكاتب وبيوت الضيافة (تنسيق النظافة، وقوائم السكن).
- توقع الاحتياجات الروتينية؛ ورفع ومتابعة طلبات الشراء المتعلقة باللوازم/الخدمات.
- المساعدة في تتبع فواتير الخدمات العامة وعقود الإيجار لدعم الدفعات والتجديدات في الوقت المناسب.
- المساعدة في الصيانة الدورية والعاجلة للمرافق/اللوجستيات وإكمال السجلات.
- المساعدة في تتبع أماكن إقامة بيوت الضيافة.
- توفير وتوزيع بطاقات SIM للموظفين؛ وحفظ سجلات بطاقات SIM. إعداد المراسلات الإدارية الروتينية (مثل: مُلّاك العقارات، والمرافق، ومُقدّمي الخدمات) للمراجعة/الموافقة.
- إعداد طلبات العلاقات العامة ومتابعتها مع فريق المشتريات حتى التسليم.
- تنفيذ المهام/الزيارات الميدانية، حسب التكليف، لدعم أنشطة الموارد البشرية/الشؤون الإدارية والفحوصات الميدانية.
- الحفاظ على أرشفة منتظمة للملفات الإدارية/العمليات (عقود الإيجار، والمرافق، وطلبات العلاقات العامة، والصيانة).
- تحديث مُتتبّعات الإدارة والمجلدات المُشتركة (اللوازم، والمرافق، وعقود الإيجار، وسجلات الصيانة).
- أداء أي مهام أخرى مُكلّف بها. تُمثّل المهام والمسؤوليات المذكورة في هذه الوثيقة طبيعة ومستوى العمل المُكلّف به، وليست بالضرورة شاملة.
متطلبات الوظيفة
- دبلوم إدارة أعمال، أو مجال ذي صلة.
- خبرة سنة أو أكثر في دعم الموارد البشرية.
- يفضل خبرة سابقة في المنظمات الدولية/غير الحكومية.
- معرفة عملية بقانون العمل المحلي وممارسات الموارد البشرية.
- إتقان استخدام مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، أوتلوك)؛ إلمام بأنظمة معلومات الموارد البشرية/إدارة الوقت ميزة إضافية.
- مهارات تواصل ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
- دقة عالية في التفاصيل، والسرية، والتوجه نحو الخدمة؛ القدرة على دعم أولويات متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية.
- احترافية عالية وأخلاقيات عمل قوية.
المعرفة والمهارات والقدرات:
- متابعة منظمة وموثوقة؛ إدخال بيانات دقيق وصيانة أجهزة التتبع.
- الصبر والمثابرة، المبادرة والتحفيز الذاتي؛ القدرة على العمل في بيئات عمل مجهدة وسريعة الوتيرة مع تغير الأولويات.
- القدرة على المبادرة والاستعداد لتحمل مسؤوليات جديدة.
- القدرة على تحديد الأولويات وتنفيذ مهام متعددة؛ الالتزام بالجداول الزمنية والمواعيد النهائية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.
- القدرة على اختيار البيانات وتجميعها وعرضها للمراسلات أو التقارير.
- القدرة على صياغة مراسلات روتينية واضحة والحفاظ على التفاعل المهني.
- القدرة على حل المشكلات؛ التصعيد إلى المشرف في الوقت المناسب.
- الاستعداد للسفر إلى المكاتب/الوحدات الصحية حسب الحاجة.
طريقة التسجيل
- للتسجيل من خلال تعبئة طلب وذلك بالضغط ( هنا )
- ينتهي التسجيل بتاريخ 16-8-2025